Uchwała z dnia 11 stycznia 2021

Uchwała Zarządu Fundacji

w sprawie powierzenia przechowywania i przetwarzania dokumentacji podmiotowi zewnętrznemu

UCHWAŁA NR [Numer uchwały]/[Rok] Zarządu Fundacji „Fundacja na rzecz legalizmu” z dnia 11 stycznia 2021r.

w sprawie: powierzenia przechowywania dokumentacji fundacji, w tym dokumentacji księgowej i prawnej, podmiotowi zewnętrznemu.

Działając na podstawie postanowień Statutu Fundacji „Fundacja na rzecz legalizmu” (dalej: „Fundacja”), Zarząd Fundacji uchwala, co następuje:

§ 1 Zarząd Fundacji podejmuje decyzję o powierzeniu bieżącego przetwarzania, archiwizacji oraz przechowywania dokumentacji związanej z działalnością Fundacji podmiotowi zewnętrznemu.

§ 2

1. Podmiotem, któremu powierza się zadania opisane w § 1, jest spółka prawa handlowego: Taskscape Ltd z siedzibą w Londynie, adres: [Wpisać dokładny adres w Londynie], wpisana do rejestru Companies House pod numerem: [Wpisać numer rejestrowy spółki].
2. Decyzja ta podyktowana jest dążeniem do optymalizacji procesów zarządzania dokumentacją oraz zapewnienia jej bezpieczeństwa poprzez wykorzystanie profesjonalnych usług zewnętrznych.

§ 3 Zakres powierzonej dokumentacji oraz usług obejmuje w szczególności:

1. Przechowywanie i przetwarzanie dokumentacji księgowej oraz podatkowej Fundacji.
2. Archiwizację i przechowywanie dokumentacji umów cywilnoprawnych, handlowych oraz pracowniczych (jeśli dotyczy).
3. Przechowywanie innej dokumentacji o istotnym znaczeniu prawnym i korporacyjnym dla Fundacji.
4. Digitalizację (skanowanie) wyżej wymienionych dokumentów i udostępnianie ich w formie elektronicznej organom Fundacji.

§ 4 Zarząd Fundacji upoważnia [Imię i Nazwisko Członka Zarządu/Prezesa] do:

1. Zawarcia stosownej umowy o świadczenie usług z firmą Taskscape Ltd.
2. Zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych (Data Processing Agreement), zgodnie z wymogami RODO (GDPR) oraz właściwymi przepisami brytyjskimi, gwarantującymi bezpieczeństwo danych członków, kontrahentów i beneficjentów Fundacji.

§ 5 Zarząd zobowiązuje się do dopełnienia wszelkich formalności prawnych wynikających z faktu przechowywania dokumentacji księgowej poza siedzibą Fundacji, w tym do ewentualnego zgłoszenia tego faktu do właściwego Urzędu Skarbowego, o ile wymagają tego przepisy prawa polskiego w odniesieniu do konkretnego zakresu usług (np. w przypadku ksiąg rachunkowych).

§ 6 Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

Podpisy Członków Zarządu:

...................................................... [Imię i Nazwisko – Funkcja]

...................................................... [Imię i Nazwisko – Funkcja]